[PROCEDURE] Contrôle mensuel du paramétrage de Tiime
📅Fréquence : à réaliser 1 fois par mois, entre le 1er et le 5 du mois, sur l’ensemble des dossiers actifs.
1. 📁 Vérification des dossiers sans accès client
✅ Objectif : S’assurer que tous les clients disposent bien d’un accès à leur espace Tiime et ont pris l’habitude d’utiliser l’outil.
🔧 Étapes :
- Dans Tiime, extraire la liste des dossiers sans “accès client”.
- Pour chaque dossier identifié :
- 📧 Envoyer un email d’alerte au Chargé de mission en charge du dossier.
- 📩 Mettre en copie le Manager du dossier.
- 🗂️ Suivre ces relances dans le tableau de suivi partagé sous Teams
📝 Modèle d’email :
- Objet : [N°CLIENT] [NOM CLIENT]| Accès client Tiime non activé
- Message :
Bonjour [Prénom],
Le dossier en objet ne dispose pas d’un accès client actif dans Tiime.
Merci de régulariser la situation ou de me tenir informée si une action est en cours.
Bien cordialement,
⚠️ Au bout de 3 relances (3 mois), prévenir l’associé en charge du dossier.
2. 🏦 Vérification des banques inactives
✅ Objectif : S’assurer que les comptes bancaires sont bien connectés pour automatiser la récupération des flux.
🔧 Étapes :
- Extraire la liste des dossiers avec 0 compte bancaire actif ou banque “inactive”.
- Pour chaque dossier concerné :
- Identifier le CM responsable via Tiime ou ISAGI.
- 📧 Envoyer un email au CM pour qu’il demande la connexion de la banque au client.
- (⚠️ À confirmer avec le CM si l’email peut aller directement au client + envisager un appel téléphonique)
- Suivre les relances dans le tableau de suivi partagé sous Teams :
⚠️ Au bout de 3 relances (3 mois), prévenir l’associé en charge du dossier.
3. 👥 Mise à jour des 4 intervenants par dossier
✅ Objectif : Assurer un paramétrage complet des rôles dans Tiime pour fluidifier les communications et responsabilités.
🔧 Étapes :
- Identifier dans Tiime les dossiers où les 4 intervenants ne sont pas renseignés ou incorrects :
- Collaborateur Comptable (CM)
- Manager
- Référent client (si différent)
- Responsable production ou supervision
- Croiser les informations avec ISAGI pour récupérer les intervenants exacts.
- Mettre à jour les champs dans Tiime.
4. 👥 Vérifier que les dossiers actifs dans Tiime sont bien facturés au client
✅ Objectif : S’assurer que nous n’avons pas un dossier pour lequel nous payons l’outil sans qu’il soit refacturé au client.
🔧 Étapes :
- Exporter la liste des clients actifs dans Tiime
+ Exporter
- Croiser les informations avec la facturation mensuelle