[TIIME] Procédure de suppression d’un dossier (copie morte)

L’accès Tiime a un coût pour le cabinet. Dès lors, il est important de supprimer les accès dès lors que l’entité n’est plus cliente du cabinet. Il existe plusieurs cas.

1. Le client part du cabinet après sa clôture, nous terminons le bilan (départ vers un autre cabinet ou liquidation) et devons supprimer Tiime une fois les comptes annuels établis.
2. Le client cesse de payer nos honoraires, après 2 relances, nous suspendons / résilions la mission

📅 Fréquence : À réaliser dès que nous avons terminé l’ensemble de nos travaux sur l’outil

✅Objectif : Conserver les documents reçus et produits et stopper la facturation cabinet

1. Effectuer un export des données

✅ Objectif : Conserver les documents reçus et produits

🔧 Étapes :

• Dans Tiime, exporter les documents

• Ranger la sauvegarde dans NetExplorer

2. Demander la création d’une « copie morte » au support de Tiime

✅ Objectif : Le cabinet ne sera plus facturé pour l’utilisation du logiciel

📝 Modèle d’email :

• Objet : [N°CLIENT] [NOM CLIENT]| | Création copie morte
• Message :

Bonjour,

Pourriez-vous créer une copie morte pour le dossier cité en objet ?

Je vous remercie,

3. Renseigner la fiche client Tiime

✅ Objectif : Transmettre l’information à quiconque souhaite savoir si la demande a été faite à Tiime ou pas encore.

1. Cocher « Fin de mission »
2. Renseigner la date de fin de mission
3. Indiquer un motif de fin de mission
4. En commentaire, indiquer « Demande de « copie morte » faîte au support le xx/xx/xxxx. »

4. Demander à votre Manager l’arrêt de la facturation du dossier

✅ Objectif : Le client ne sera plus facturé ni prélevé pour ce service

📝 Modèle d’email :

• Objet : [N°CLIENT] [NOM CLIENT]| | Arrêt facturation Tiime
• Message :

Bonjour,

Pourriez-vous stopper la facturation de Tiime dès le mois suivant créer une copie morte pour le dossier cité en objet ?

Je vous remercie,

5. S’assurer que le dossier n’est plus facturé

✅ Objectif : S’assurer que nous avons été au bout de la démarche

🔧 Étapes :

• Dans Tiime, vérifier que nous n’avons plus accès à la pré-comptabilité.
  • Si nous n’avons plus accès nous ne sommes plus facturés
  • Si nous avons toujours accès, relancer le support de Tiime (ils n’ont pas tenu compte de votre demande)